La salle de réunion est aujourd’hui bien plus qu’un simple espace équipé d’une table et de quelques chaises.

Retrouvez l’équipement salle de réunion

Réunions d’équipe, présentations commerciales, formations, visioconférences, échanges avec des clients ou collaboration à distance : les usages se sont multipliés.

Pour répondre à ces nouveaux besoins, une salle de réunion moderne doit être pensée autour de plusieurs éléments : affichage, visioconférence, partage de contenu, son et connectivité.

Dans cet article, Infinium IT vous présente les principaux équipements à prévoir pour créer une salle de réunion professionnelle, fonctionnelle et adaptée aux nouveaux usages à Nancy, Metz et partout en Lorraine.

Quels sont les équipements indispensables dans une salle de réunion ?

Une salle de réunion peut être équipée de nombreux matériels.

Cependant, certains équipements sont particulièrement importants pour garantir une bonne expérience aux participants.

On retrouve notamment :

• un écran professionnel ;
• un écran interactif ou tactile ;
• une solution de visioconférence ;
• une caméra ;
• des microphones ;
• des haut-parleurs ;
• une solution de partage d’écran ;
• une connexion réseau adaptée ;
• des équipements de connexion HDMI, USB ou sans fil.

L’objectif n’est pas forcément d’accumuler les équipements, mais plutôt de choisir une solution cohérente avec les usages de l’entreprise.

1. Un écran professionnel adapté à la salle

L’écran est généralement l’élément central d’une salle de réunion.

Il permet d’afficher :

• des présentations ;
• des documents ;
• des vidéos ;
• des tableaux ;
• des sites internet ;
• des logiciels ;
• des participants en visioconférence.

La taille doit être adaptée à la pièce.

Une petite salle de réunion ne nécessitera pas forcément le même écran qu’une grande salle de formation.

Selon les besoins, il existe des écrans de différentes tailles, notamment :

32″, 43″, 55″, 65″, 75″, 86″, 98″ et plus.

Le choix doit notamment tenir compte de la distance entre les participants et l’écran.

2. Pourquoi choisir un écran interactif ?

Un écran interactif permet d’aller plus loin qu’un simple affichage.

Grâce à la fonction tactile, les participants peuvent directement interagir avec les contenus affichés.

Il devient possible de :

• prendre des notes ;
• annoter un document ;
• dessiner ;
• faire un brainstorming ;
• déplacer des éléments ;
• présenter un projet ;
• travailler collectivement.

Pour une entreprise qui organise régulièrement des réunions collaboratives ou des formations, cette fonctionnalité peut être particulièrement intéressante.

3. Installer une solution de visioconférence

Le travail à distance a profondément changé les habitudes des entreprises.

Une réunion peut aujourd’hui réunir des personnes présentes dans la salle et d’autres connectées à distance.

Une salle de réunion moderne doit donc pouvoir accueillir facilement la visioconférence.

Une installation peut notamment intégrer :

• une caméra ;
• des microphones ;
• des haut-parleurs ;
• un écran ;
• une solution logicielle adaptée.

L’objectif est que les participants à distance puissent voir, entendre et participer à la réunion dans de bonnes conditions.

4. Faciliter le partage d’écran

L’un des problèmes les plus fréquents dans une salle de réunion est la connexion des ordinateurs.

Câbles HDMI, adaptateurs, ordinateurs différents…

Une solution de partage d’écran permet de simplifier considérablement cette étape.

Les participants peuvent ainsi présenter rapidement leur contenu depuis leur ordinateur ou leur appareil compatible.

Cela permet de gagner du temps et de rendre les réunions plus fluides.

5. Prévoir une bonne qualité audio

L’image est importante, mais le son l’est tout autant.

Dans une visioconférence, un mauvais microphone ou un haut-parleur mal positionné peut rendre les échanges difficiles.

Il faut donc réfléchir à :

• l’emplacement des microphones ;
• la taille de la pièce ;
• le nombre de participants ;
• l’acoustique ;
• la position des haut-parleurs.

Pour une grande salle, les besoins seront évidemment différents de ceux d’une petite salle de réunion.

6. Prévoir les bonnes connexions

Une salle de réunion moderne doit également permettre de connecter facilement les différents équipements.

Selon les besoins, on peut notamment prévoir :

• HDMI ;
• USB ;
• USB-C ;
• réseau Ethernet ;
• Wi-Fi ;
• Bluetooth.

L’objectif est d’éviter les situations où un participant ne peut pas présenter son contenu simplement parce que son ordinateur utilise une connectique différente.

7. Une salle adaptée à la visioconférence et au présentiel

Aujourd’hui, une salle de réunion doit souvent être capable d’accueillir différents types de réunions.

Réunion 100 % présentielle

Tous les participants sont dans la salle.

Réunion à distance

Les participants se connectent depuis différents endroits.

Réunion hybride

Une partie des participants est présente physiquement et une autre partie participe à distance.

C’est notamment pour ce dernier usage que les équipements doivent être correctement pensés.

8. Quelle taille d’écran pour une salle de réunion ?

Il n’existe pas une taille unique adaptée à toutes les salles.

Le choix dépend notamment :

• de la surface de la pièce ;
• du nombre de participants ;
• de la distance de vision ;
• du type de contenu affiché ;
• de la configuration de la salle.

Par exemple, une petite salle destinée à quelques collaborateurs peut fonctionner avec un écran plus compact.

À l’inverse, une salle de formation ou une grande salle de réunion peut nécessiter un écran de très grande taille.

Dans certains projets, plusieurs écrans peuvent également être envisagés.

9. Faut-il encore utiliser un vidéoprojecteur ?

Le vidéoprojecteur peut encore être pertinent dans certaines configurations.

Il peut notamment être intéressant lorsqu’une très grande surface de projection est nécessaire.

Cependant, un écran professionnel ou interactif peut présenter plusieurs avantages :

• meilleure lisibilité dans certaines conditions ;
• installation plus simple ;
• fonction tactile possible ;
• affichage 4K selon le modèle ;
• intégration de fonctionnalités supplémentaires ;
• pas besoin de projection sur une surface dédiée.

Le choix dépend donc du type de salle et de l’utilisation prévue.

10. Penser à l’expérience des utilisateurs

Une salle de réunion performante doit être simple à utiliser.

Un équipement extrêmement complet mais difficile à configurer risque d’être peu utilisé.

Il faut donc chercher à simplifier :

J’arrive → j’allume → je me connecte → je partage mon écran → je démarre ma réunion.

Plus l’utilisation est intuitive, plus les collaborateurs seront susceptibles d’utiliser correctement les équipements.

Quelle solution pour votre entreprise ?

Il n’est pas nécessaire d’équiper toutes les salles de la même manière.

Petite salle

Un écran interactif avec partage d’écran et visioconférence peut être suffisant.

Salle de réunion moyenne

Un écran plus grand, une caméra et un système audio peuvent être envisagés.

Grande salle

Un écran grand format, plusieurs microphones et une solution audiovisuelle plus complète peuvent être nécessaires.

Salle de formation

Un grand écran interactif peut être particulièrement intéressant pour présenter des contenus et permettre aux participants d’interagir.

Équipement de salle de réunion à Nancy et Metz

Vous souhaitez équiper ou moderniser une salle de réunion à Nancy ou Metz ?

Infinium IT accompagne les entreprises, centres de formation, établissements scolaires et collectivités dans leurs projets d’équipement numérique.

Nous pouvons vous accompagner dans le choix de :

• écrans interactifs ;
• écrans multifonctions ;
• équipements de visioconférence ;
• solutions de partage d’écran ;
• équipements audio ;
• accessoires et connectiques.

L’objectif est de concevoir une solution adaptée à votre salle, vos utilisateurs et vos usages.

Pourquoi faire appel à Infinium IT ?

Chez Infinium IT, nous privilégions une approche globale.

Avant de choisir le matériel, nous pouvons étudier :

La taille de la salle
↓
Le nombre d’utilisateurs
↓
Les usages
↓
Les fonctionnalités nécessaires
↓
Le matériel adapté

Cette méthode permet d’éviter de choisir un équipement uniquement en fonction de ses caractéristiques techniques.

Une bonne salle de réunion doit surtout être pratique, fiable et simple à utiliser.

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Une salle de réunion moderne peut améliorer la qualité des présentations, faciliter les visioconférences et rendre les échanges plus simples au quotidien.

Que vous souhaitiez créer une nouvelle salle ou moderniser une installation existante, Infinium IT vous accompagne à Nancy, Metz et partout en Lorraine.